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OA办公自动化办公系统,到底要解决什么问题呢?

编辑:005     时间:2020-02-14

办公自动化(Office Automation,简称OA)是20世纪70年代中期发达国家迅速发展起来的一门综合性技术。我国的OA经过从80年代末至今10多年的发展,已从最初提供面向单机的辅助办公产品,发展到今天可提供面向应用的大型协同工作产品。现在,办公自动化到底要解决什么问题呢?我们说,办公自动化就是要创造一个集成的办公环境,使所有的办公人员都在同一个桌面环境下一起工作。具体来说,主要实现下面七个方面的功能:

(一)建立内部的通信平台

建立组织内部的邮件系统,使组织内部的通信和信息交流快捷通畅。

(二)建立信息发布的平台

在内部建立一个有效的信息发布和交流的场所,例如电子公告、电子论坛、电子刊物,使内部的规章制度、新闻简报、技术交流、公告事项等能够在企业或机关内部员工之间得到广泛的传播,使员工能够了解单位的发展动态。

(三)实现工作流程的自动化

这牵涉到流转过程的实时监控、跟踪,解决多岗位、多部门之间的协同工作问题,实现高效率的协作。我们都知道,各个单位都存在着大量流程化的工作,例如公文的处理、收发文件、各种审批、请示、汇报等,都是一些流程化的工作,通过实现工作流程的自动化,就可以规范各项工作,提高单位协同工作的效率。

四)实现文档管理的自动化

可使各类文档(包括各种文件、知识、信息)能够按权限进行保存、共享和使用,并有一个方便的查找手段。每个单位都会有大量的文档,在手工办公的情况下这些文档都保存在每个人的文件柜里。因此,文档的保存、共享、使用和再利用是十分困难的。另外,在手工办公的情况下文档的检索存在非常大的难度。文档多了,需要什么东西不能及时找到,甚至找不到。办公自动化使各种文档实现电子化,通过电子文件柜的形式实现文档的保管,按权限进行使用和共享。实现办公自动化以后,比如说,某个单位来了一个新员工,只要管理员给他注册一个身份文件,给他一个口令,他自己上网就可以看到这个单位积累下来的东西,规章制度、各种技术文件等等,只要他的身份符合权限可以阅览的范围,他自然而然都能看到,这样就减少了很多培训环节。

五)辅助办公

它牵涉的内容比较多,像会议管理、车辆管理、物品管理、图书管理等与我们日常事务性的办公工作相结合的各种辅助办公,实现了这些辅助办公的自动化。

(六)信息集成

使公司的每一个单位、部门的信息都集成在这个系统里,使相关的人员能够有效地获得整体的信息,提高整体的反应速度和决策能力。

(七)实现分布式办公

这就是要支持多分支机构、跨地域的办公模式以及移动办公。现在来讲,地域分布越来越广,移动办公和跨地域办公成为很迫切的一种需求。

OA的这些功能也就规定了它的存在范畴。OA是使政府和企业的办公自动化并辅助工作人员办公。应用OA系统实行办公自动化已经成为很多企事业单位加强内部管理,提升办公效率和办公质量的重要手段。但是很多单位在选择OA系统的过程中陷入各种各样的误区,这里我列举了十大有代表性的误区,供广大用户借鉴。

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